El concepto de  transformación digital basada en la reducción del papel como un primer paso en el viaje hacia los procesos tecnológicos ya existía hace algunas décadas. 

En 1975 Business Week publicó el artículo “La oficina del futuro” donde se idealiza la oficina sin papel, años después Kate Harrison en Forbes detallaba los pasos que habría de seguirse para eliminar el papel de las oficinas; pero el uso del papel sigue incrementándose, este año se espera una subida del 7%. 

La idea fue tomando forma con la aparición de ordenadores personales que auguraban una innovación tecnológica favorable para mejorar el flujo de trabajo en diferentes sectores; pero los ordenadores irían acompañados de impresoras con un amplio espectro de funcionalidades orientadas a satisfacer necesidades específicas de sus usuarios incrementando el uso indiscriminado de papel. 

Las barreras 

La reducción del consumo del papel se enfrenta a barreras que deberían ser analizadas por las organizaciones que ya cuentan con un plan de transformación digital dentro de su portfolio de proyectos, enfocándose en el equipamiento, las políticas, los pliegos de condiciones y las habilidades del equipo responsable de liderar la innovación. 

Los beneficios 

Los empleados pueden perder más del 30% de su tiempo buscando documentación impresa, más del 15% de estos documentos no se retiran de las impresoras. Esto incrementa el desperdicio ya que en ocasiones casi el 50% del material impreso en una jornada laboral se desecha. 

Como implantarlo 

Cambiar el uso del papel por documentación creada desde dispositivos electrónicos no será tan rápido como el cambio que experimentamos con las reuniones virtuales, para esto es importante el compromiso de la organización. 

En el sector de la construcción el consumo de papel es continuo a lo largo del ciclo de vida de un proyecto, sin embargo existen en el mercado plataformas para gestión de construcción que ya incluyen tareas digitales que reducen en más del 50% el consumo de papel, lo cual incrementa la efectividad de los procesos, sin dejar de lado la confidencialidad de los datos. 

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